2019/03/29 WordPress 板橋小聚會後小記

第一次在板橋小聚上台分享,把這幾年來的工作方式簡單整理一下,但最大的收獲是聽到站長路可的分享,關於如何處理混亂這件事情。一直以來我總是希望能掌控專案中的每個細節,從需求訪談、規格制定到修改項目都能確定就確定了,不要再變動,所以嘗試了各種文件格式、專案管理工具、issue tracking 就是希望可以避免再有變動這件事發生。

但不管再怎麼努力想要掌控這一切,總是會有不受控制的時候,因為跟人合作就是會有非常多的變數,所以對於預期之外的狀況就常常讓自己心煩意亂,反而打壞了工作節奏甚至影響自己的情緒。因此能聽到路可分享「擁抱混亂、混亂是常態」這樣的觀點,讓我重新認識到某些事情沒有照著計畫走不一定是自己的管理能力不夠,而是要如何與混亂相處,並且保持彈性的做事方式來面對混亂,是日後在工作上要時時提醒自己的方向與目標。

昨日會後的小組討論也很有收穫,認識了幾位新朋友,其中一位竟然還看過我早期工作室的網站,覺得又驚又喜,以前參加聚會的時候我都會像個花蝴蝶般的到處發名片,好像可以認識很多人很有趣,但現在覺得只要能認識一位新朋友並且好好的聊聊就很足夠了,談話內容的質比量來得重要的許多。

以下就分享內容做簡單的摘要紀錄:

第一位講者為賴俊吾 Oberon Lai,也是本站的主編 + 網站管理員,目前主要從事 WordPress 網站的客製化佈景主題開發,同時也在經營 WordPress 主機代管服務,主要分享的內容分為四大部分,從一人接案的陷阱、團隊合作的真諦到如何尋找合作夥伴以及團隊工作時常用的工具分享。

一人接案的陷阱

現在架網站的工具非常方便,現成的模板套一套不用三天就可以完成一個很有樣子的網站,但以接案的情況來說,問題常常出在溝通這個環節,如果無法有效理解客戶需求,前期的溝通與事後的結案,就會花上好幾個月的時間,而且現在資訊發達,客戶也會知道你用的工具,所以造成專業不被尊重,成為客戶的工具人。

一人接案的好處是利潤獨佔,但以個人工作室來說,多是小企業會找上門來,因為個人作業讓客戶覺得比較彈性也比較好講話,所以常常必須付出像是全職工作的時間來幫客戶做事,也因此同一時間很難再去接其他案子,而且企業主對於外包的要求常常會高於公司內的員工,長時間下來接案者不但無法獲得充足的休息,更危險的是沒有時間去增進自己的能力。

雖然說自由工作者這頭銜聽起來很自由,但如果專案不順利錢收不進來,這種壓力會讓人完全失去自由,就連想讓自己放個假也不敢,更不用說來自客戶的壓力以及害怕自己做不出來的壓力,這些都是一個人接案時所必須承受的負擔。

團隊合作的真諦

雖然也是有很多人可以一人接案過得舒舒服服的,但每個人的個性不同,適合的工作方式也不一樣,因此團隊合作也是很不錯的一種方式,但這個社會什麼樣的人都有,許多人打著合作的名義但骨子裡卻是想要只滿足自己的利益。

對於團隊合作來說,不是一方凹另外一方的關係,也不是因為這領域我什麼都不懂所以找你合作,更不是因為要賣你產品所以提出合作,真正的合作關係,比較像是一種婚姻關係的承諾,這種關係會讓彼此為了團隊的成長而付出,像是執行者思考者怎麼樣的工作流程會讓專案更順暢、業務人員思考者怎麼加強自己的競爭力而提高報價,這些都是要靠自己去學習來加強。

同時團隊成員彼此間也要互相學習,互相理解彼此在工作上的難處以及思考邏輯,才能增加溝通的品質以及增進彼此的了解。能夠做到這樣的良性循環,才是一個團隊合作的模式。

如何尋找團隊夥伴

要找到合適的團隊夥伴靠的真的是緣分,像是曾經一起工作過的同事、在業界有配合作的同行、或是曾一起參與舉辦活動的夥伴,重點是要有一起共事過,對於很多事情的處理態度,就能知道有沒有辦法一起跟他合作。

因為共事過,當專案遇到困難或是瓶頸的時候他的處理態度是如何?他犯錯時會不會承認還是裝死?自己犯錯時他是幫你一起想辦法彌補還是放馬後砲?外部提出不合理的要求他會怎麼應對等等,這些困境只有在一起合作時才有辦法看的出來,而這時候就是很好的判斷時機。

團隊合作的工具

主要分為以下三類:

(一) 專案管理工具

好的專案管理工具可以一目瞭然目前所有專案的進度,已經完成了什麼、哪些優先的項目還沒完成、這週預計完成哪些項目。

Ora – https://ora.pm

前陣子剛結束 beta 版,是非常好用的看板管理系統,他可以依照專案流程去分割不同的 Board,並且提供行事曆介面去安排每一個 task 的執行時間,還有完整的報表統計工具,可以檢視哪個 task 花了最多時間,免費方案可以加入三個成員,對於小團隊非常適合。

更多關於看板方法的應用可以參考這篇—>https://oberonlai.blog/scrum-kanban/

Adobe XD – https://www.adobe.com/tw/products/xd.html

設計軟體大廠 Adobe 所推出的介面設計工具 XD,在設計介面的效能與功能上,好過 Photoshop 或 Illustrator 大概八千倍左右,另外還內建製作 Prototype ,以及團隊溝通上最方便的規格產出的功能,參考以下連結 —> https://xd.adobe.com/spec/a5ead5cd-a1fe-4783-6a4a-84b5beeb926c-d3db/

工程師可以直接在設計稿看到圖像的尺寸規格以及位置資訊,同時也可以在介面上寫
回饋,以最直覺的視覺化的方式來紀錄問題,發起的問題會形成討論串,完成後可以標記已解決,達到 issue tracking 系統的效果。

雖然這套是 Adobe 推出的,但他完全免費,不用付費就可以使用這套軟體的所有功能,他的付費點卡在要 share 規格的連結上限,免費版可以產出兩份設計稿的規格,如果當下只有一個專案在進行中,就非常夠用了。

Projecthuddle – https://projecthuddle.io

Projecthuddle 是一套 WordPress 的付費外掛,他的主要功能就是如上述 Adobe XD 所產生的規格連結一樣,但差異在 Adobe XD 只能針對由設計稿來產生規格連結,而 Projecthuddle 是可以針對網站來下註解。也就是說如果你的架站流程是用現成的佈景主題來架設,所以不會有設計稿的產出,這時候用這外掛就可以在主機上的網站產生下註解的功能,與客戶討論時會節省許多時間。

(二) 現金流管理工具

專案管理最重要的部分就是現金流的管理,尤其時間比較久的專案或是同時間有許多專案在進行的時候,能看到所有專案的收款進度以及收款時間點就能安排接下來的工作優先順序。

Fuelapp – https://fuelapp.io

Fuelapp 是一款可以方便管理專案現金流的線上工具,他除了可以設定結案時間、收款時間外,還可以在線上直接製作報價單,最貼心的是還可以把報價單存樣板,如果日後有類似的案件就可以直接從樣板來產出報價單,大幅減少重新製作的時間。

此外還有圖表分析工具,可以讓你檢視近期專案的狀況,像是專案平均時程、每月平均案量、結案率等等的數據,每月審視這些數據可以再來調整專案的製作流程。

Fuelapp 的免費方案是限制輸入三個專案,對於小型工作室應該是足夠使用。

(三) 知識共享工具

團隊之間要互相學習,最好的方式就是共享彼此收集到的資訊,讓成員們可以自由取用。

Eagle – https://eagle.cool

Eagle 是一套圖片管理工具,同時也可以作為書籤管理工具,其強大之處在於他的分類方式非常彈性,除了常見的資料夾分類外,還可以下 tag 以及自動分類的智慧型資料夾,在搜尋上除了關鍵字搜尋外,還可以使用顏色進行搜尋,或是使用進階搜尋來選圖片形狀、類型、時間等等的各種欄位。

而作為團隊知識工具最方便的地方,在於他可以把蒐集到的圖片打包成一個資源庫,而這個資源庫是一個獨立的檔案,這檔案可以非常方便分享,裝有 Eagle 的電腦匯入這個資源庫之後,立刻就可以看到所有已加入的圖片。

資源庫的讀取路徑也可以自行設定,所以說只要團隊成員把自己的資源庫放在雲端硬碟上,讓其他夥伴把資源庫同步到自己電腦後,當有人新增圖片時,其他人也就可以同步看到最新的資訊,完全不需要再靠通訊軟體傳來傳去,即時線上同步。

這套軟體除了是台灣人開發的以外,而且不同於現在流行的訂閱制,它採用一次性買斷的方式進行銷售,也就是說只要付一次錢,就可以免費享受未來的更新功能,實在是超佛心啊啊啊~

目前講者已收集了 218 個 WordPress 相關的書籤,如果有購買該軟體的朋友,可以透過該連結下載資源庫後匯入到自己的 Eagle 裡面,就能立刻同步這些 WordPress 資源。

https://www.dropbox.com/s/45vnpp9ojzbq5qm/oberonlai-wordpress-library.eaglepack?dl=1

小結

團隊合作也是一種使用者體驗,能幫彼此多著想、多思考怎麼做會讓成員工作更順利,這才是團隊合作的一種默契,也是能長久走下去的關鍵。

完整簡報檔連結:https://www.dropbox.com/s/p7x0igt5u9ocawa/20190329-WP%E6%9D%BF%E8%81%9A%E7%B0%A1%E5%A0%B1-oberonlai.pdf?dl=0

會後跟一位媽媽聊到關於接案合約的內容,以及需要注意的地方,我把自己以前常用的合約範本分享出來,這份合約是每次結束一個專案後就會 update 的版本,所以他已經被我不知道更新過幾百次了,希望就還是可以能保障自己,有需要的朋友請自取,然後再改良成自己的無敵版本吧XD

合約範本連結:https://docs.google.com/document/d/1yug-Nh-l_1Jzp-Cu9eyUk96EXyKkbghWG_hiKIgAyRM/edit

被 WordPress 拯救的人生 – 站長路可

路可是位很特別的講師,一整個氣場強大而且皮膚好好(?),而且好會說故事簡報做的又漂亮,他的名字由來也很有梗,原來是指哪條路可走哪條路不可走,聽的時候一直覺得如果當年接案有聽到他的分享,應該可以少走很多冤枉路,但就像路可說的,每條路都是對於自我的修煉,要去克服自己的弱點才會成長進步。

以下重點摘錄:

對於授課這件事情,每位講師都有一套自己的系統,但這些方法論,不一定適用在每個的身上,所以透過自身經驗的分享,希望讓聽者可以汲取到自己需要的那部分,進而產生共鳴與回饋。

路可分享自己創業的故事,從一開始的人間失控說起,創業是自我修煉的過程,能克服就能進到下一步,很多時候會觸及到內心的深處,而不只是創業的理論而已。

困境就是想辦法解決,路可分享了創業上的八個困境,最早不知道自己要幹嘛,跑去雲南流浪,去了邊界的一個窮到爆炸的村莊,期間也做過網拍,沒賺到什麼錢,後來去上班認識一位老闆願意栽培他做網站,但老闆身體不好,常常要去洗腎,在照顧老闆的過程中,同時也開始自學 WordPress。

第二個困境是遇見恐怖情人以自殺逼婚 (這一段故事要聽路可現場說才精彩),總之最後為了要逃離這人飛去美國的朋友家,開始研究網路創業,如果可以放下羞恥,就是突破的開始,只要曾經跌落人生的谷底、被打趴,能站起來後就什麼都沒在怕的了。

剛開始接案很擔心會做不到客戶的要求,但後來理解到許多事情都是可以溝通的,替代的方案也很多,重點是要能解決客戶的問題,萬一真的不能做就坦白說不能做。

在修煉之前覺得 po 文被當成小白被嘲笑很丟臉,修煉後覺得丟臉也不會怎麼樣,多 po 文就會讓嘲笑過你的人閉嘴,拜演算法所賜,塗鴉牆上面最後會看到你貼文的人都是喜歡你的人。

開始進行一日一書摘,發文是很重的練習,練習怎麼組織內容,表達自己的想法,另外用部落格文章來投放臉書廣告,一天一百元沒有負擔,來摸索如何增加廣告投放效益,偶爾也會轉貼到相關社團,不會只是單純的複製貼上,會先觀察社團屬性,思考成員的想法再來進行貼文。

兩三篇文章同時廣告,搭配一日一書摘,從 0 到 5000 粉絲不是問題,反正做下去就知道,但接下來的困境是流量粉絲不能當飯吃,要如何將流量變現,會用 WordPress 就是一個很大的優勢。

有了自媒體之後,接案接到手軟,從來沒缺過案子,不用上接案平台去比價比稿,自媒體發酵,客戶自動找上門。另外轉發專業文章到個人 FB,不用怕丟臉,成為行動孵化器,走到哪就跟人談行銷,幫忙看網站、粉絲專頁,如果你可以解決他的問題,他就會幫你介紹更多客戶。

另外寫部落格文章投稿到媒體平台也是會有意外的收穫,曾經投稿到關鍵評論網結果獲得 GQ 雜誌的採訪機會,去社團主動幫網友解決問題,主動私訊協助。

服務流程要能夠專業化,合約文件該有的要有,只要能夠穩住現金流,就能活得下來了,接案很難賺大錢,先能活下去再說。

最討厭被客戶要求看作品集,如果你目前的作品數量不多,把客戶的焦點移轉到解決他的問題。

不一定要把自己變很得最強,而是要讓所有人都想跟你合作,要有專注力、有精神,成為一個有熱情有夢想的人。

與客戶對話時別用工程師邏輯,也要練習聽出客戶的弦外之音,也就是他真正想要解決的問題。跟客戶聊他聽得懂的,客戶聽不懂工程師邏輯。

與客戶的應對態度要友善,但不要低聲下氣,不要滿足客戶的每個要求,聲音要有自信,私下的生活習慣也要有品質,氣場比實力重要。

在社群經營上同樣性質的內容大家看久了會膩,最大困難就是好不容易發現有一招可以 work,但過沒幾個月就沒效了。重點是高價值的文章內容太長太硬,一般人不會天天看,所以也要發些軟性的內容,目前累積最多讚的是勵志文,用軟性文章吸引人持續追蹤,並且練習說一個好故事。

量的累積會帶來質的突變,專注在自己的路上面,該發生的事情就會自然發生。

接案上如果算客戶便宜,還是會被凹,如何做一個有原則的接案者,做人友善但也要有原則,不需要妥協來委屈自己,篩選客戶才能遠離折磨,有自己的原則才不需要附和人。

經營自己的網站就是篩選客戶的第一關卡,因為看過文章而來的客戶頻率就會很合,因為已經先認同你的觀點,有人覺得報價太貴,但事實是怎麼樣都會有人覺得貴,接案路上要遠離折磨。

曾經推出一萬元的行銷課,如果是以投資類型的課程不算貴,但在行銷業界算是高單價,高價銷售是為了自己的修煉,也就是不要小看自己的價值。

接案者常常覺得事情太多間不夠,生活總是陷入混亂,事實上混亂就是常態,是一種非常正常的循環過程,混亂不是罪惡,在自我成長的過程中就一定會有混亂的發生,讓混亂進來,再去想辦法克服混亂。

最不想做的事情就是一個突破點,創業會放大自身每個弱點,而自己能想到最聰明方法通常不是最好的方法,縮小目標,每天進步一點,然後擁抱混亂,是成長的必要。

目前在做的計畫是重新架個人網站,然後計畫寫一本書,做架站教學,並成立 Line 群討論組,把整個架站過程錄下來變成教學,重新投入教學才覺得又活了起來,自己想做的事是創業者的社群,教學不單純只是理論方法,而是社群一起學習,一邊走一邊學才是真正有效的教學。

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