如何評估從未開發過的功能(一)- 報價單與估價單

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這禮拜在指導正妹助理 Emma 如何與客戶做需求訪談以及有效拆解任務並做出開發時數評估時,發現到這些我已經內化的知識要解釋出來還真不是一件容易的事,因此還是用文字來幫自己重新梳理這個過程,如果你剛好遇到不知道該如何評估客戶的需求時,希望這篇文章的框架可以讓你多少有點方向。

而功能評估這事沒有正確答案,端看你對於自己的認識有多深,這也是我為什麼會如此推崇紀錄自己的工作時數,因為有紀錄就有辦法進行分析與改善,我們先從認識常見的報價單開始:

報價單 vs. 估價單

上圖是我多年以前使用的報價單,那是個連 WordPress 的 P 還不知道要大寫的年代XD,那時候在寫報價單的時候都會覺得很心虛,因為不了解自己的工作流程只能寫一些很空泛的項目來充數,像是「網頁語法效能優化最佳化」、「管理者權限設定」、「圖片影片媒體管理」,效能最佳化這件事的標準是什麼?管理者權限有哪些?媒體管理有什麼功能?這些實務面的技術細節在報價單上都無法呈現。

這樣的報價單對我來說最主要目的就是讓客戶看起來我有做很多事,然後我把我想要收的總價依序分配在每個大項目之中,列出比較多的金額就配比高一點,像上面的報價單前端部分因為項目比較少,所以我寫 37,000 元,後端的部分看起來東西很多,所以就寫比較高的 45,000 元,但實際上後端因為有 WordPress 可以處理好大部分的功能,通常反而是前端所需的時間會比較久,所以報價單無法反應實際的工作內容,這會造成嚴重的問題。

報價單最關鍵的一個點就是要避免客戶過度砍價,這也是為什麼我那時候不會去列出每一個細項的金額,因為可能會被客戶拆解,不希望被拆解的原因是當客戶看到比較貴的項目就會開始質疑,如果超出預算可能會要求 C 跟 D 項目刪除,保留 A 跟 B 就好。

對同樣都要花費一個月的時間來執行這專案的我來說,當然希望報價能照我預期的金額成交,而且就算刪了 C 跟 D,實際要做的事情也不會少,因此我都會跟客戶說明每個項目都是必要,除非是一些頁面單元像是關於我們這一類的我才會讓客戶砍。

另外依照慣例我都會把自己預期的金額再往上加個 10~20%,目的就是要讓客戶有砍價的空間,給客戶的窗口可以跟老闆有個交代,但有時候砍到低於預期金額的 20% 我也還是會接,因為頭都已經弄濕不想沒洗就離開了,所以如果是客戶苦苦哀求的話我還是會點頭成交,然後接下來幾個月邊做邊後悔早知道當初多收一點了… Orz

再來看看估價單,與成交為前提的報價單有所不同,估價單的目的就是評估,報價單的立場是乙方希望甲方看到報價單就能成交,而估價單是甲乙雙方平等的評估彼此,估價單帶來許多好處,首先是可以列出具體的工作事項,以「管理者權限設定」這個為例,在估價單上我可能會這樣列:

管理者權限設定

  • 確認完成驗收標準
  • 後台權限設定介面
  • 前台根據登入角色顯示不同頁面內容
  • 後台根據登入角色顯示不同頁面內容
  • 登入角色權限不足時的處理
  • 測試與驗收

我會先在我腦海中走過一遍要開發這個功能可能會涉及到的流程,而這就需要經驗的累積以及對於技術的理解,但不外乎就是幾個大方向,之後會再詳細說明。

首先,估價單就能讓客戶看到工作的具體執行項目,也能讓他們了解到原來「管理權限設定」還會牽涉到這麼多事情,而非一個 Enter 健就能搞定,進而感受到我所提供的價值,我也不用再列出一堆很心虛的項目來打臉充胖子。

其次估價單也非常方便讓客戶進行項目拆解,咦?之前我不是說不希望讓客戶拆解嗎?不希望讓客戶拆解是基於報價單背後的目的,也就是讓自己可以在一段工作期間內可以收到一筆預期的金額,如果被拆解了可能工作期間不變,能獲得的金額還會變少,這是因為報價單的工作事項不透明所導致的。

上面提到報價單的不透明會有嚴重的問題,問題在於實際執行後才發現沒被砍掉的 A 項目還會衍生 A-a、A-b、A-c 等工作事項,為了要依照報價單完成 A 項目的約定,導致後續新增的子工作項目也必須要完成,不然沒有辦法結案,這就是為什麼不希望報價單被拆解砍項目的主因,要做的事情從來不會變少,專案的金額卻不會變多。

而估價單背後的精神不是在於一段工作期間內賺得預期的金額,而是以「做多少算多少」來計價,再以我上面評估的管理者權限設定當範例,也許客戶要的只是在後台做權限判斷就好,那麼「前台根據登入角色顯示不同頁面內容」這個工作就不需要,對我來說雖然會少了這個工作項目的收入,但商業環境是瞬息萬變的,也許隔沒幾天客戶就會需要新增全新的管理角色,那麼權限判斷也會需要針對這個新角色來做處理。

萬一真的被拆解刪除一些原本列出的工作事項也無所謂,騰出來的時間可以再去接洽新的客戶或是自我進修,就不會為了要拿尾款而被一個案子綁住一段時間,讓自己與客戶保持彈性是估價單的最大優勢,估價單看的工作時數而非專案的總價。

估價單顧名思義就是「評估的價格」,因此我也不用在總價上灌水給客戶砍,面對客戶的砍價要求我也不會因為罪惡感而讓利給客戶最後卻虧欠了自己,估價單估出來預計製作的費用就是在這個區間,客戶看到後如果公司預算不在該區間內,那就先挑最關鍵又能在預算之內達成的功能先做,這樣的模式間接也讓客戶安排工作的優先順序,思考先開發哪些項目才能解決目前公司的燃眉之急。

我有遇過一種客戶覺得外包就跟神仙一樣,可以把老闆的所有願望一次滿足,這種案子光是整理報價的規格就會花上好幾個禮拜的時間,萬一最後沒談成會超幹,學會用估價單後我反而會主動拆解客戶的需求,先就某幾項來進行聚焦討論,不然餅畫太大最後只是一場空。

我整理估價單的方式非常單純,相較於以前報價單會用設計軟體做精美排版,現在我只要一份試算表就可以搞定:

min 跟 max 是該項目預計會花費的小時數區間,每個項目我會做小計最後再進行時數加總,用試算表做超方便就不用自己在那邊加老半天,還可以把之前做過類似的項目直接複製貼上,完成後就直接截圖寄給客戶,不用經過任何設計軟體排版,只要能夠清楚顯示要執行的工作項目與花費時間就好,目的是要可以盡快產出估價單來確認雙方是否能夠合作。

當正妹助理 Emma 看到這份估價單的時候覺得疑惑,她問我我是如何知道要列出這五個大項目以及每個項目裡面的工作事項,這是個非常精準且實際的問題,要能列出這些項目的首要前提就是必須先跟客戶進行需求訪談,這部分我們留待下篇系列文。

文章標籤敏捷式接案

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賴俊吾 / Oberon Lai
賴俊吾 / Oberon Lai

現為全職 WordPress 工程師,網站開發經歷 11 年,專攻前端工程與 WordPress 佈景主題、外掛客製化開發

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