撐起百萬營收的接案管理工具

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前陣子寄出的開發時數評估經過 Eddie 確認後,準備可以來開始進行正式合作了。Eddie 是從搜尋引擎找到我的敏捷式接案系列文章,對於曾經有過不愉快的外包合作經驗的他,第一次發現原來還有這樣的外包計價模式,於是主動與我聯繫洽談合作。

Eddie 的公司主要使用 WooCommerce 來經營購物商城,他希望可以串接銀行金流來降低手續費抽成,他提供了我文件讓我評估預計的開發時數,並且詳述哪些付款方式需要串接,根據他的需求以及詳讀串接文件後我的評估項目如下:

(一) 前置作業 – 2~4 小時

  • 開發環境建置 – 1~2h
  • 程式碼部署流程建置 – 1~2h

(二) WooCommerce 設定介面開發 – 3~5 小時

  • 新增金流設定欄位 – 1~2h
  • 新增前台結帳頁金流選擇介面 – 2~3h

(三) 授權交易資料傳送 – 6~10 小時

  • 授權驗證加密機制 – 2~3h
  • 信用卡網路收單訂單資料欄位傳送 – 2~3h
  • 信用卡分期付款網路收單訂單資料欄位傳送 – 1~2h
  • 測試與除錯 1~2h

(四) 接收金流商回傳資料 – 6~10 小時

  • 將交易結果回寫至訂單備註 – 1~2h
  • 根據交易結果顯示完成畫面 – 2~3h
  • 交易失敗處理 – 2~3h
  • 測試與除錯 – 1~2h

(五) 退款機制處理 – 4~7 小時

  • 新增前後台退款使用者介面 – 1~2h
  • 退款訂單資料欄位傳送 – 2~3h
  • 將退款結果回寫至訂單備註 – 1~2h
  • 測試與除錯 – 1~2h

完成該金流外掛的預估開發時數為 21 到 36 小時之間,這樣的範圍是 Eddie 可以接受的成本,因此確認過合作方式後,我們就正式展開合作。

一、專案管理初始化

https://ora.pm

首先,我在專案管理軟體 Ora 裡面先建立一個新的 Eddie Organization,使用 Organization 的好處在於免費方案就能加入 10 個成員,並能使用一些 Organization 專屬的功能,這對於小型敏捷團隊非常夠用:

在建立 Organization 時一併邀請 Eddie 加入,他會在信箱收到 Ora 的邀請信,在此之前如果他沒有 Ora 的帳號也沒關係,信中的連結會引導新會員註冊。Organization 建立完之後接下來新增 Project,一個 Organization 可以擁有多個 Project,依照我跟 Eddie 目前合作的狀態,我們就只有一個 WooCommerce 金流外掛開發的 Project:

建立 Project 時可以選擇預設的專案管理範本,我使用 Project Management 來管理該專案,該範本包含四種工作處理狀態:To Do, In Progress, Needs Review 以及 Done,之後我會用這四種狀態來分類上述的開發項目。

選定使用的範本後接下來就是設定 Project 的名稱以及加入成員,名稱使用 Eddie 公司名取前三個英文字母作為前綴,這個前綴也會用在實際開發寫程式時作為辨識的用途,其次是加入可以看到該 Project 的成員,除了 Eddie 外,我還加入了 Eddie 的助理 Emma,這樣當工作狀態有變更時他們都會收到通知:

Project 的進階設定可以加入更多的管理功能,我啟用了六個項目:

Time Tracking – 計時功能,可以針對每個工作項目花費多少時間進行計時

Checkboxes on Cards – 待辦清單,用於拆解細部的工作項目

Board Views – 使用看板模式來詳列每個工作項目的狀態

Pipeline Workflow – 可以追蹤有多少工作被發起、待驗收以及已完成

Visible Issue IDs – 顯示每個工作的 ID 編號以利辨識,這樣就能在對話串 tag 工作項目

Task Types – 工作項目的類型,能追蹤時間是花在功能開發、修改還是除錯上面


設定好 Project 的預設功能後,我將開發項目分為三個部分,而分類的依據是做完這些功能後可以讓 Eddie 實際測試並驗收的項目,因此建立以下三個 Task:

前置作業與設定介面開發 – 該項目的驗收標準為 Eddie 可以連進測試網站並且在後台可以儲存金流相關的資訊

交易資料傳送與接收 – 該項目的驗收標準為 Eddie 可以在測試網站進行商品購買並使用該金流完成交易

退款功能 – 該項目的驗收標準為 Eddie 可以在測試網站前後台進行退款作業

建立好可以讓 Eddie 驗收的 Task 後,接下來我把每個執行細項寫在 Task 裡面,這時候我用 Checklist 彙整:

完成 Checklist 執行細項後,我依序設定時數預估、Label 以及 Task Type,時數預估我抓每個執行項目的累計,藉此讓 Eddie 知道超出這個時數就需要讓公司重新評估開發成本,Label 以及 Task Type 可以讓 Eddie 在追蹤每月花費時得知更多的細節:

完成前置作業後,我把 Task 移到 In Progress 的階段就代表專案正式啟動:

二、資訊集中與同步溝通

進入要執行的 Task 後點擊 Start Timer 開始計算工作時數,我將測試站環境的登入資訊寫在 Task 的 Description 裡面,並註記其他需要 Eddie 確認的項目,Eddie 請助理 Emma 來跟進後續需要提供的資料:

在處理第一個 Task 的時候,Eddie 發現到他們的購物車結帳頁面需要做一些欄位上的調整,想要請我這邊幫忙,他使用 Chat 的 Direct Messages 來描述這個需求:

因此在 To Do 項目中我再新增了「結帳頁新增縣市下拉選單」這個需求,同時間,我把金流的設定功能開發完成並請 Emma 驗收,她直接在 Chat 的 Discussions 回覆驗收的結果,確認無誤後勾選 Approve 完成該 Task:

第一週的時間過去了,我用 Reports 功能來回報上週的工作時數以及工作項目,並且針對 Label 以及 Task Type 來分析第一週的工作狀態:

看了第一張的工作時數後,Eddie 跟我告知下一週先處理前幾天提出的縣市下拉選單問題,並且希望在週三前可以完成驗收並測試,由於這功能我有處理過,所以對於他提出的時間點我判斷能完成,於是我使用 Agenda 先安排好下週的工作進度,優先處理該項目:

三、工作分派與委託

三週過去了,Eddie 的專案進度已經執行到最後一項的退款功能開發,上午剛與 Eddie 通完視訊電話,他還需要請我串接物流 API,但目前剛好我手上還有其他客戶在執行,我就詢問 Eddie 是否願意讓我協尋夥伴來共同開發,窗口統一由我接洽並且進行功能測試驗收。

由於這樣的合作模式彼此已經有默契了,所以 Eddie 可以接受我再外發出去的作法,反正有任何狀況一樣找我,因此我尋求認識多年的工程師朋友 Steven 合作,請他來協助我物流 API 串接的功能開發。

我另外開了一個 Organization 叫做 Steven&Oberon 並且建立全新的 Project,這樣就不會跟非物流串接的工作項目混淆,而我則扮演 Eddie 與 Steven 之間的溝通橋樑。同樣的,我先在 Eddie 這邊將可驗收的工作項目整理出來,並且複製一份到 Steven 這邊,重新整理成工程師可理解的執行步驟:

當 Steven 開始執行時,我就會隨時收到他的物流 API 串接的工作進度通知,有任何問題透過 Chat 來進行確認,每天下班前,我會使用 Reports 查看 Steven 的工作時數,然後手動填進 Eddie 這邊的工作項目中:

一週結束後,一樣使用 Reports 來向 Eddie 回報本月累積的工作時數以及完成事項。

現在手邊除了有 Eddie 的專案在執行外,還有其他三位客戶我也是用這樣的方式進行管理,另外還協同 Steven 與另外兩位夥伴來消化工作項目。啊,Eddie 又在敲我了,應該又是有新的需求要開發了~

後記

這禮拜一直在想該從什麼樣的角度來介紹 Ora,它的功能十分強大而且非常彈性,但也因此讓初次接觸這個工具的朋友不知道該如何下手,於是我就以每天的工作日常來實際帶入 Ora 裡面我真正有在使用的功能,希望可以讓你了解到 Ora 原來是可以這樣用的。

Ora 協助我可以真正落實時薪制的接案模式,靠的就是他強大的計時與圖表功能,同時還有方便的聊天頻道,以及行事曆與我最愛的 Github 整合,它的 API 也很豐富,昨天在深入研究時在想搞不好可以開發一個 WordPress 專用的回報系統外掛,也就是當網站發生重大錯誤時可以把錯誤訊息送到 Ora 來做後續的追蹤與處理,但礙於最近手邊工作一堆,可能還是只能想想就好XD

如果你剛好在找一套包山包海的專案管理系統我很推薦使用 Ora~

文章標籤敏捷式接案

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賴俊吾 / Oberon Lai
賴俊吾 / Oberon Lai

現為全職 WordPress 工程師,網站開發經歷 11 年,專攻前端工程與 WordPress 佈景主題、外掛客製化開發

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