最近開始進入接案階段，想說回頭整理一下流程，順便重新啟用之前必備的專案管理工具 —— Ora，沒想到一打開首頁才發現它已經被 ClickUp 收購了，並且原有功能不再維護，官網只留下簡單一句話：請盡快匯出資料。
沒有免費又好用的看板管理軟體，簡直是晴天霹靂！於是我開始尋找能替代 Ora 的專案管理工具。
基本需求
- 具備看板功能
- 可計時並統計每項工作的執行時數，且能輸出報表
- 每個任務可設定預估時間
- 有文件系統整合專案資料
透過 AI 與 Google 大海撈針後，測試了不少工具，發現幾乎都不是功能不足，而是功能太多以及計費方式不適合我，按照「使用者人數」計價對像我這樣的小團隊來說，這種收費方式壓力其實不小。
我也嘗試研究幾套開源專案管理系統，但即使是自架，也常常只有基礎功能免費，一旦需要進階功能還是得購買商業授權，最後又回到「人頭計費」的模式。就在這時，我開始萌生一個念頭：乾脆自己用 AI 寫一套專案管理系統？
不過在紙上簡單畫完架構後，想到又要花一個月的時間來折騰自己，就覺得有點痛苦，於是忽然想到其實我以前就是用 Notion 在做專案管理的，不如再給它一次機會。於是花了一個上午，我成功把所有需要的功能與資訊整合到一個 Notion 頁面中。
Notion 在權限控管上非常靈活。我可以邀請團隊夥伴共同編輯，也能針對客戶設定「僅留言、不可修改」的權限。這樣一來，資訊統一管理又不怕被誤改。
我設計的 Notion 專案管理範本：OnePage Project
這個範本的概念很簡單： 一頁搞定所有專案資訊。該範本包含以下四個區塊：
1. 看板系統
用簡單直觀的方式呈現任務流程，包括待辦清單、需求確認、進行中等流程，可以直觀地看到所有工作事項的進度，以及目前進行中或是待驗收的工作項目。
每個工作項目可以設定：指派人、預計完成時間，也能設定任務類型像是 Feature、Fix、Bug，方便看到任務的狀態，每個工作項目內建待辦清單，可以用更明確的分類來拆解該工作項目：
在這個看板之中，還另外準備了一個日曆的檢視模式。當每週一跟客戶確認本週預計完成進度時，可以把需要在本週完成的工作項目於日曆中安排好，確認工作優先順序之餘順便讓本週工作可以更聚焦。
2. 時數紀錄
由於 Notion 本身並沒有計時功能，而我是習慣使用「花費時數」來計價，因此對於時間追蹤的功能是我必不可缺的，我找到網路上的教學，才知道可以用按鈕來觸發「開始時間」與「結束時間」欄位的寫入。因此我只要去計算結束時間與開始時間之間的小時數，就能知道在這個任務上花費了多少時間。
我會在開始執行任務時，按下「開始計時」按鈕，系統會自動在底下產生一筆時數資料，然後需要手動將該筆記錄與工作事項做關聯，在任務結束後按下「停止計時」，系統會自動計算時數，就能顯示該任務花了多少時間，這對回顧工時與費用計算相當實用。
同時在該工作事項中，會顯示所有與該事項相關的時數記錄與累計小時數。透過這種方式，在看板模式下就能很明確地知道該任務花了多少時間，以及與預估時間之間的差異。
3. 相關文件
所有專案相關資料都能集中管理，像是：
- 與客戶的會議記錄
- 主機與帳密資訊
- 客戶提供的素材與需求文件
這些內容都整齊收納在右側的文件區，未來搜尋也更方便，傳統看板工具多半只關注「任務流程視覺化」，但無法承載知識庫或文件整理需求。而 Notion 的彈性結構讓我可以把整個專案的背景脈絡、文件紀錄與任務本體，全部整合在同一畫面中。
4. 任務統計圖表
我還加上了幾個圖表元件，例如圓餅圖與長條圖，幫助客戶更直觀地理解哪些任務最花時間與整體預算消耗情況，這樣一來，客戶不需要翻閱一堆資料，就能掌握專案進度與投入資源：
新專案的建立流程
接下來我會以一個實際專案的運作流程，來說明如何使用這套「一頁式專案管理系統」。在估時階段，我會先將客戶的需求拆解為多個工作項目，並且預估每個項目的子工作時數，這樣就可以知道一個工作項目大概需要的小時數。
1. 整理工作清單
我通常會先用文件整理客戶的初步需求，拆解工作項目後，並預估每個工作項目的開發時數區間，最後整理成以下格式的文件：
2. 批次建立工作項目
透過 Notion 的「轉換區塊」功能，將這些文字區塊直接轉換為資料庫頁面，也就是「工作事項」資料庫，記得頁面名稱要用清單的方式來處理，然後子任務用子清單來呈現，這樣才能順利轉換為資料庫的頁面以及待辦清單，而不需要逐筆輸入。
轉換完成後就能在工作事項看到主要任務，而子任務會出現在頁面之中：
3. 開始計時
建立好任務後，再補上預估時數、執行人員、預定完成日與任務類型，這些欄位有助於後續的進度追蹤。而「實際時數」的欄位則會從底下的時數記錄資料庫自動加總，無需手動輸入。
當任務準備執行時，只要將其移到看板中的「進行中」欄位，團隊成員與客戶便能一目瞭然我們目前的執行重點。這也方便我們每週與客戶同步進度，明確知道接下來的工作優先順序。
實際開始執行時，只需點選下方的「開始計時」按鈕，並將工作事項關聯到上方的任務；在項目的部分，把主任務裡面的子任務複製後貼上即可，完成該任務後，工作項目會自動加總到主任務所花費的時間。
總結來說，Notion 雖然不是傳統意義上的專案管理工具，但它的自由度與整合性，反而更適合像我們這樣靈活、彈性高的小團隊，而且省下不必要的授權費或人頭月費，對預算有限的團隊來說也相當友善。
如果你也正在找一套既能看板管理、又能統整文件與工時的工具，也許可以考慮給 Notion 一個機會，如果你需要此範本，可以點擊複製下載：https://dailywpdev.notion.site/2df663bb724c80268782e630f0be051b
